Los muchos sombreros de un empresario

Cuando tomé mi MBA en la clase de Operations Management nos mandaron a leer un libro que se llamaba “E-myth Revisited”.   El libro causó un impacto en mi y aprendí muchísimo. Pero una de las cosas que más utilicé desde que abrimos la firma es el concepto de los sombreros de un empresario.

Básicamente, cuando empiezas un nuevo negocio tienes que ponerte todos los sombreros de todos los puestos que tu negocio necesita. Es decir, al principio vas a ser desde el que toma el teléfono hasta el que hace la venta. Todo al mismo tiempo. A medida que va creciendo el negocio, el dueño se tiene que ir quitando los sombreros y poniéndoselo a los empleados que van llegando. Créanme que no hay nada mas enriquecedor que poner ese primer sombrero a alguien más!!

Lo importante es aprender a reconocer cuando es el momento de quitarse ese sombrero y dárselo a alguien más. Mi opinión es que el momento de hacerlo es cuando estás perdiendo dinero haciendo algo que alguien puede hacer por menos. Así de sencillo. Si tengo que estar formando una fila  de 3 horas en algún ministerio para un trámite de un cliente a quien solo le puedo cobrar $50  en vez de estar revisando un contrato durante esas tres horas por lo que puedo cobrar $1,000, la decisión es muy sencilla.

Les recomiendo el ibro!

Sacandole provecho a tu día

Tengo dos hijitas chiquitas. La primera tiene año y medio y la bebé tan solo un mes. Al mismo tiempo soy socia de una firma de abogados con clientes quienes realmente piden mucho de nuestro tiempo y soy inversionista en otros proyectos (bienes raíces, tiendas retail) que también requieren mucho trabajo y atención. Manejar mi tiempo se ha vuelto una prioridad y todos los días aprendo o descubro algo nuevo para hacerme la vida más fácil:

1. Antes de acostarme:  Justo cuando la más chica de mis hijas se acuesta a dormir es cuando en realidad empiezo a planear el siguiente día.  Escojo lo que me voy a poner al día siguiente y saco la ropa de ejercicios de la mañana. Así mismo planeo mi menú de almuerzo y hago una lista de lo más importante por hacer al día siguiente.

2. Por la mañana preparo mi almuerzo pues desde hace tiempo decidí que la única forma en la que yo puedo funcionar es si me quedo almorzando en la oficina y no pierdo tiempo yendo y viniendo. También empaco meriendas pues no hay nada peor que tener que pensar con el estómago rugiendo! en la oficina tenemos refrigeradora, microondas y tostadora.

3. Luego de desayunar con mi esposo y mi hija mayor abro la computadora y empiezo a contestar correos. No salgo de mi casa antes de las 10 am ni agendo reuniones antes de esa hora. La razón? Vivo en una zona en donde el tráfico es insoportable hacia la ciudad. Estar en el carro durante una hora por la mañana me parece una pérdida de tiempo y de dinero cuando puedo utilizarlo y trabajar desde casa.

4. Al llegar al trabajo tengo todo lo que tengo que leer y revisar en mi escritorio. Me cuesta muchísimo revisar documentos desde la pantalla de la computadora. Mi asistente lo sabe y me lo imprime (no se preocupen, todo se imprime sobre papel reciclado y todo lo volvemos a reciclar). Revisar los documentos en “papel” me permite hacer mi trabajo más rápido.

5. Todas las llamadas se devuelven al mismo tiempo. Tomo una hora del día llamando a quien tenga que llamar.

6. Como dije, almuerzo en mi oficina todos los días. A veces sola, a veces con alguna de mis socias y aprovechamos para discutir temas pendientes, a veces con mis empleados.

7. Salgo de la oficina antes que todo el mundo. Como les dije, vivo en una zona en donde el tráfico es muy fuerte por la mañana y por la tarde. Como maximizo mi tiempo en la oficina, salgo antes que todo el mundo y termino de trabajar en la casa. Además, me da tiempo de disfrutar con mis hijas antes de que se acuesten a dormir.

8. Nada de redes sociales en el trabajo. Cuando estoy en la oficina estoy concentrada al 100% para maximizar el tiempo. En realidad lo que escribo en este blog lo hago durante los fines de semana o por las noches.

9. Nada de perder el tiempo en el trabajo. Mis socias son mis amigas y lo han sido por muchísimos años. Es muy tentador tomar una taza de café y sentarme en la oficina de cualquiera a echar los cuentos del fin de semana! Pero todas sabemos que el tiempo que tenemos en la oficina es para trabajar. Conversamos  durante la hora del almuerzo y por las noches o fines de semana.

10. No hago lo que otro puede hacer por mi. Así de sencillo. Valoro muchísimo mi tiempo y he aprendido a delegar.

Pagina Web

Les recomiendo la pagina http://www.templatemonster.com para que escojan el formato de la página web de su negocio pues es lo primero que un cliente ve.

“You can have it all as long as you dont do it all”

Escuché esta frase en un video en www.entrepreneur.com — ahí les pongo el link (http://www.entrepreneur.com/video/224592)

La frase me pareció atinadísima con nuestra realidad como mujeres empresarias. Muchas veces veo que a las mujeres nos cuesta muchísimo delegar. No me queda claro el por que. Sin embargo, esta inhabilidad para delegar hace que sea imposible crecer el negocio e inclusive llevarlo a cabo día a día. Nuestra realidad es que tenemos muchísimos roles que cumplir tanto en el hogar como en el negocio y es imposible hacer todo bien todo el tiempo. Debemos emplear a las personas indicadas para que nos ayuden o tercerizar estos trabajos.

Miren el video. Bien interesante!

Apariencia Profesional durante el embarazo

Se dice que los 9 meses de embarazo son maravillosos, y  es cierto. Sin embargo, es un problema enorme encontrar que ponerte todos los días. Para empezar, la mayoría de las mujeres nos sentimos más cómodas usando ropa de maternidad a partir de las 8-16 semanas por lo que sentimos que debemos correr a la tienda más cerca a comprar un nuevo guardarropas!  

Sin embargo, aguanta! coge todo con cautela, no te gastes todo el salario en esto, aprovecha y ahorra pues llegará este bebé y querrás consentirlo. Tus colegas no esperan que estrenes ropa nueva todas las semanas pero por ti misma usa un poco la imaginación o de lo contrario te sentirás incómoda poniéndote lo mismo durante tanto tiempo.

Recuerda ir comprando paulatinamente pues lo que te sirve a la semana 13 no te va a quedar igual en la semana 26.  Los pantalones de elástico y las camisas anchas son más permisivos. Sin embargo, aquellos vestiditos holgaditos que te quedan al principio del embarazo poco a poco se van volviendo más cortitos a medida que la barriga va creciendo y definitivamente llegará un  momento en que no van a ser apropiados ni para la más liberal de las oficinas!

Si eres de las afortunadas que vive en un país en donde la selección de ropa de maternidad es adecuada, te salvaste!  Pero para el resto de las latinas viviendo en ciertos países Centro y Sur América, a veces la selección disponible no es muy amplia. Y el problema se intensifica cuando debemos presentarnos en la oficina luciendo profesional, sabiendo que lo que tienes puesto debe durarte por lo menos 28 semanas más! 

A continuación una lista de lo básico que debes tener para verte siempre regia en la oficina mientras esperas a tu tesorito. 

1. Chaleco y pantalón/falda (suit): muy versátil y es la manera más sencilla de verte formal en un ambiente de oficina. Puedes combinar el chaleco con la falda o con el pantalón y adecuar el top que llevas puesto a la ocasión. Se recomienda utilizar este tipo de vestimenta aquellos días cuando se atienden a clientes o cuando se debe dar una presentación importante.
2. Blusas: muy versátiles y el mercado ofrece muchos estilos y precios. Puedes combinarla con un conjunto de chaleco con pantalón o falda o con un pantalón para días en los que no se necesita estar tan formal. Igualmente, con los accesorios indicados (joyería, zapatos y bolso) y un buen par de jeans puedes salir a cenar con tu pareja o amigas. Recuerda, la idea es ser creativa pues después de 9 veces no vas a querer ver más esta ropa hasta que quedes embarazada nuevamente (si fuera el caso).
3. Zapatos de tacón bajo y flats (bailarina): Utiliza zapato de tacón mediano a bajo en esos momentos en los que se tiene que utilizar el conjunto de chaleco y pantalón/falda ya que es el “look” apropiado.  Busca un zapato que sea cómodo y un poco más ancho de lo normal pues la tendencia es que los pies se anchen por la retención de líquidos. No se recomienda utilizar estilos de punta o tacones muy altos. Para el resto de los días utiliza unos zapatos estilo bailarina. Lo que hacen muchas mujeres es que tienen este segundo par de zapatos en una gaveta de la oficina y cuando no se tiene que ver a nadie se los ponen pues los pies lo agradecen.
4. Top de tiritas blanco y negro: Nunca pueden faltar. Hacen que se te vea una mejor silueta. Son muy versátiles. Se utilizan bajo chalecos o blusas traslúcidas. Evitan que se vea mucho escote en camisas de botón (pues sabemos que todo aumenta y enseñar de más en la oficina nunca se ve bien!)
5. Pantalón gris: una alternativa al típico pantalón negro. Combínalo con blusas o tops blancos, negros, salmón, turquesa, amarillo, rosado, celeste, etc.
6. Camisa manga larga o manga ¾ blanca: Indispensable. Va con todo. Sirve tanto como de 9-5 como para los fines de semana. Con los accesorios indicados te puede llevar perfectamente a todo durante estos 9 meses. Además, te hace ver más flaca!
7. Vestiditos tipo “wrap”: Perfectos para esos almuerzos o días en los que tenemos un evento después de la oficina. Los hay de muchos colores y materiales.  Hacen que te veas estilizada y apropiada para cualquier ocasión.
8. Collares y anillos: Guardando las proporciones, entre más grandes mejor!! Recuerda que todo en tu cuerpo está creciendo  por lo que todo lo que utilizas debe creer en la misma proporción, de lo contrario se pierde. Aprovecha este momento para ponerte aquel collar largo y de varias vueltas o ese “cocktail ring” para días más informales o si tu carrera o ambiente laboral de lo permite.
9. Ropa interior de maternidad: Importantísima! Por favor date cariño e invierte en ropa interior y sostenes especialmente diseñados para esta época tan especial. No es lo mismo que comprar tallas más grandes. Los creadores los diseñan con una barriga en mente. La forma se acopla perfectamente. Lo vas a agradecer!

 TIP: Saca la ropa que utilizarás para la oficina la noche anterior. Mídetela si es necesario (la barriga crece por minuto! Lo que te quedaba ayer puede ser que mañana ya no acomode tan bien). Trata nuevas combinaciones. Aprovecha y utiliza esos zapatos y bolsos que no salían desde hace tiempo.

Que debes hacer antes de dejar tu trabajo para empezar una nueva compañía

Si siempre has tenido la idea de tener tu propio negocio, te felicito! Sin embargo, hay ciertas cosas que debes considerar antes. Por supuesto que lo primero es hacer un plan de negocios y un estudio de factibilidad (que tan viable es la idea). No te voy a decir como hacer estos estudios pues sobran sitios en internet que te indican como hacerlo. Lo que digo a continuación es asumiendo que ya la idea está plasmada, los números sacados y estás decidida. No renuncies a tu trabajo actual sin antes hacer lo siguiente:

1. Ten un fondo de emergencia: Esto es lo más importante porque no importa lo buena que sea tu idea, la realidad es que incluso el negocio más exitoso toma su tiempo en darte un retorno de inversión. Lo recomendable es que tengas ahorrado AL MENOS 6 meses de gastos si tu pareja ayuda con los gastos del hogar, de lo contrario, te recomiendo tener un fondo de ahorro de AL MENOS 12 meses. Esto es sumamente importante. Necesitas estar cómoda con tu situación financiera antes de poder emprender.

2. Paga tus tarjetas de crédito: Como dije arriba, lo más seguro es que no veas ganancias los primeros meses. Lo aconsejable es que no debas nada o casi nada en las tarjetas de crédito para que las liberes y puedas comprar los insumos necesarios y así ganar millas o puntos o el premio que tu banco ofrezca. Sin embargo, si no puedes pagar el saldo por completo, por favor contempla en tu presupuesto el pago mínimo mensual. Estos no son los momentos para tener mal crédito sino todo lo contrario!

3.  Network- Lista de Clientes: Lo más importante de un negocio es vender!  Tienes que tener una idea clara de quienes van a ser tus clientes y lo más importante, escribirlos en una lista. Te va a tocar ver como llegarles.  Tu meta es tener trazada la estrategia de alcance del producto antes de dejar tu trabajo actual.

4. Empieza pequeño: Casi todos los negocios pueden empezar siendo pequeños. Es decir, no es necesario invertir

5.  Legal: Antes de renunciar, ten listo el vehículo corporativo que usarás y abre dos cuentas bancarias (ahorro y corriente). Es importantísimo que te asesores con un abogado y mucho más si vas a tener socios. Un acuerdo de accionistas es indispensable.

6. Revisa coberturas de seguro de salud :  Estos no son momentos para ahorrar en seguros. Cualquier complicación médica puede dejarte sin negocio y sin dinero.

7. Cotiza, Cotiza, Cotiza! : No importa si vas a trabajar desde tu casa o desde un espacio de oficinas, lo cierto es que empezar un negocio cuesta dinero, y toma tiempo! Mucho de este tiempo se va cotizando los insumos para empezar el negocio. Te recomiendo cotizar en 3 lugares la computadora, impresora/copiadora, muebles, útiles de oficina, teléfono, archivador, proveedores de cable y teléfono, espacios para alquiler, bodegas, instaladores, página web, logos y papelería, etc. Todo toma muchísimo tiempo y es necesario pues de lo contrario podrías estar gastando más de la cuenta y no exactamente en el mejor producto. Haz esto mientras trabajas ya sea antes, en la hora de almuerzo o después del trabajo. Muchas tiendas de esta índole también abren los fines de semana. La idea es poder empezar cuanto antes.

8.Manda a hacer la papelería y página web: Toma tiempo escoger el diseño del logo del nuevo negocio pero una de las cosas más importantes.  Así mismo, hoy en día una empresa sin página web no se percibe como seria. Estas son cosas en las que puedes ir adelantando incluso cuando trabajas para otro.

Apariencia profesional

Con lo apuradas que estamos todas a veces es difícil pensar en todo lo que se tiene que hacer para el negocio y al mismo tiempo verse bien. Te aconsejo lo siguiente:

1. Todas las noches escoge lo que te pondrás al día siguiente, incluyendo accesorios, cartera y zapatos.
2. Lávate el cabello por la noche y sécalo aunque sea rápido. Será mucho más rápido alistarte por la mañana.
3. Prepara una rutina fácil de maquillaje y ten el resto en la cartera para retocar en caso de ser necesario. Yo me voy con base, rimmel de pestañas, y lápiz labial. El resto (sombras y blush) los tengo en la cartera por si acaso llega un cliente o siento que lo necesito.
4. Ten un par de zapatos bajos y un par de zapatos altos en la oficina. No vale la pena estar en tacones todo el día cuando sabes que no vas a ver a nadie. Sin embargo, siempre pasa que llega alguien de la nada.
5. Siguiendo la misma línea, siempre ten a mano cepillo de dientes, cepillo de cabello, desodorante y perfume en la oficina. Uno nunca sabe!
6. Uñas: o las tienes pintadas o no las tienes. No hay nada peor que esmalte a medias! por favor añade a la lista de cosas que debes tener en la oficina algodón, lima, removedor de esmalte y un brillo transparente.
7. Siempre un blazer de respuesto!

Van a pensar que mi oficina es un closet.. bueno casi lo es pero todo lo tengo en un gavetero y jamás a la vista. Me ha pasado que he ido a trabajar en jeans y flats porque según yo iba a estar viendo contratos sola todo el día y de la nada se aparece un cliente!! Me he tenido que maquillar, peinar, poner tacones, perfume y blazer! No te digo que es el “look” ideal pero es mejor que como estaba!

Proveedores de Servicios para tu negocio

Al comenzar un negocio vas a necesitar de muchos profesionales para que te ayuden a arrancar. Entre ellos están:
1. Abogado: te ayudará a constituir el mejor vehículo para tu negocio. Así mismo, te ayudará a obtener los permisos necesarios para operar, te ayudará a rdactar los contratos (siendo el más importante el acuerdo con los socios!), te ayudará a emitir las acciones, registrará marcas y patentes, etc. Lo ideal es que te sientas cómoda con la persona con que empieces a trabajar pues esta relación es a largo plazo. Pide las cotizaciones por delante y siempre ten las comunicaciones por escrito.

2. Contador: Sumamente importante. Al principio necesitarás una reunión a fin de que te explique como registrar los gastos y los ingresos pues en un negocio pequeño lo más probable es que te visite una vez al mes y que te ayude a preparar la declaración de renta al final del año. A medida que vayas creciendo su ayuda va a ser indispensable.

3. Banquero: Aunque tu negocio empiece chico, una buena relación con tu banquero es sumamente importante. De esta persona dependerá que te perdonen o bajen comisiones bancarias, que te ayuden con algun trámite, que te reemplacen cheques perdidos (si pasa..!), que te autoricen líneas de crédito, etc. Una relación honesta y transparente es sumamente necesaria.

4. Soporte técnico: Es un área sumamente importante y si no estás en esta industria, es un tema que parece obscuro. Dependiendo del negocio serán tus necesidades. Pero siempre necesitarás a alguien que te ayude a configurar licencias de software, conectar la impresora, subir o guardar información en un servidor, página web (si no tienes no existes!), etc. La relación con esta persona debe ser de extrema confianza. Sin embargo, mi consejo (por experiencia) es que cotices con 3 personas más todo lo que esta persona te presente..

y bueno, este es mi “Top 4” de las personas más importantes al uniciar tu negocio! Recuerda enviarles tarjeta de cumpleaños y para las fiestas de fin de año!

Tengo un socio o mejor voy sola?

Esta es la pregunta que muchas se hacen. Mi consejo: si tu industria es de servicio, te aconsejo que te asocies con alguien siempre y cuando sepas de antemano como trabaja la persona. Esto es sumamente importante. La persona puede ser alguien con la que hayas trabajado en el pasado. De no ser el caso, puedes llegar a un acuerdo en donde trabajan por medio de un acuerdo por un tiempo definido hasta tanto decidas si te gusta la persona o no.

Recuerda: No solo porque la persona sea tu amiga significa que va a ser un bueno socio.  A veces es mejor mantener las amistades separadas del negocio pues una vez que se empieza la relación es muy difícil terminarla en buenos términos.

Lo que nunca debe faltar es un acuerdo de socios. En el mismo se debe estipular términos básicos como aporte de capital de cada uno, obligaciones, horarios, vacaciones, licencias de maternidad, repartición de dividendos, fórmula para toma de decisiones y para resolúción de conflictos.  Siempre pide a un abogado que revise dicho acuerdo pues lo más probable es que le pongas caso solo al principio de la relación y luego lo olvides en un cajón solo para sacarlo en caso de un problema.

 

Hola!

Estoy muy contenta de empezar este blog para aquellas mamás, que al igual que yo, tienen la tarea de hacer un poco de todo. Es decir, tienen que atender a sus casas e hijos y al mismo tiempo un negocio. Creanme, sé lo difícil que es pues he estado ahi.. pero se puede!!!

Escribiré un poco de todo… así como es la vida real. Si tienen alguna sugerencia no duden en enviarme un email. Todas son bienvenidas!

Buena suerte a todas!